Definirea continuității activității
Continuitatea activității se referă la abilitatea unei organizații de a funcționa în mod eficient, indiferent de schimbările sau perturbările care pot apărea în mediul de afaceri. Aceasta este vitală pentru menținerea relațiilor cu clienții, protejarea valorii acțiunilor și asigurarea stabilității financiare a companiei.
Importanța managementului continuității activității
Managementul continuității activității reprezintă un proces holistic de planificare, implementare și gestionare a resurselor și a activităților unei organizații pentru a asigura funcționarea continuă și eficientă în fața posibilelor evenimente perturbatoare cauzate de dezastre naturale, atacuri cibernetice, evenimente politice, pandemii sau alte amenințări.
Minimizarea impactului negativ al perturbărilor
Scopul principal al managementului continuității activității este de a minimiza impactul negativ al evenimentelor perturbatoare asupra afacerii și de a asigura că organizația poate reveni la funcționarea normală într-un timp cât mai scurt posibil.
Asigurarea revenirii la funcționarea normală
Pentru a implementa cu succes managementul continuității activității, o companie trebuie să răspundă la o serie de întrebări cheie, esențiale pentru identificarea riscurilor, dezvoltarea de planuri adecvate și asigurarea funcționării continue a afacerii în fața schimbărilor și perturbărilor din mediul intern și extern al acesteia.
Iată câteva dintre aceste întrebări:
- Care sunt riscurile majore pentru continuitatea activității?, Ce amenințări pot afecta funcționarea afacerii? (de exemplu, dezastre naturale, atacuri cibernetice, perturbări politice, pandemii), Care sunt riscurile financiare, tehnologice și operaționale pe care le identificăm?, Care sunt metodele și criteriile pe care le vom utiliza pentru a evalua riscurile potențiale?, Cum vom monitoriza și actualiza în mod regulat evaluarea riscurilor?
- Ce resurse critice sunt necesare pentru funcționarea afacerii?, Care sunt procesele și activitățile esențiale pentru afacere?, Ce infrastructură, tehnologie sau personal sunt esențiale pentru a asigura continuitatea acestor activități?
- Cine sunt părțile interesate în continuitatea activității?, Care sunt clienții noștri și cum îi putem menține mulțumiți în timpul perturbărilor?, Cum putem comunica eficient cu angajații, furnizorii, acționarii și alte părți interesate în caz de criză?
- Care sunt obiectivele companiei în ceea ce privește continuitatea activității?, Ce nivel de funcționare continuă dorim să atingem? (de exemplu, zero timp de inactivitate sau o perioadă minimă de recuperare), Ce investiții poate face compania pentru a atinge aceste obiective?
- Ce planuri de continuitate a activității vom dezvolta?, Cum vom aborda riscurile identificate? (de exemplu, planuri de evacuare, planuri de recuperare a datelor, planuri de comunicare), Cum vom asigura accesul la resursele critice și infrastructura necesară pentru funcționarea continuă?
- Cum vom testa și exercita aceste planuri?, Cum vom verifica eficacitatea planurilor de continuitate?, Cum vom asigura pregătirea angajaților pentru a implementa cu succes planurile în caz de criză?
- Cum vom monitoriza și revizui continuu sistemul de management al continuității activității?, Cum vom adapta planurile la schimbările din mediul de afaceri și la noile riscuri identificate?, Cum vom asigura o cultură a continuității activității în cadrul organizației?
Cum se implementează sistemul de management al continuității activității?
Implementarea unui sistem de management al continuității afacerii implică o serie de etape cheie, care răspund la întrebările și aspectele menționate anterior. Iată cum pot fi structurate aceste etape:
1. Identificarea și evaluarea riscurilor:
- Identificarea riscurilor majore pentru continuitatea activității, inclusiv dezastre naturale, atacuri cibernetice, perturbări politice și pandemii.
- Evaluarea riscurilor financiare, tehnologice și operaționale.
- Utilizarea metodelor precum analiza SWOT (puncte tari, puncte slabe, oportunități, amenințări) sau analiza de risc pentru evaluarea riscurilor potențiale.
- Stabilirea unui plan de monitorizare și actualizare regulată a evaluării riscurilor.
2. Identificarea resurselor critice:
- Identificarea proceselor și activităților critice pentru afacere.
- Evaluarea infrastructurii, tehnologiei și resurselor umane esențiale pentru asigurarea continuității acestor activități.
3. Identificarea părților interesate critice:
- Identificarea și clasificarea părților interesate, cum ar fi clienții, angajații, furnizorii și acționarii.
- Dezvoltarea unui plan de comunicare eficient pentru a menține legătura cu aceste părți interesate în timpul situațiilor de criză.
4. Definirea obiectivelor:
- Stabilirea obiectivelor companiei în ceea ce privește continuitatea activității, precum timpul minim de recuperare sau reducerea la zero a timpului de inactivitate.
- Evaluarea investițiilor necesare pentru atingerea acestor obiective.
5. Dezvoltarea planurilor de continuitate:
- Dezvoltarea planurilor specifice pentru gestionarea riscurilor identificate, cum ar fi planuri de evacuare, planuri de recuperare a datelor și planuri de comunicare.
- Asigurarea că resursele critice și infrastructura necesară sunt incluse în aceste planuri.
6. Testarea și simularea:
- Organizarea de exerciții și simulări periodice pentru a verifica eficacitatea planurilor.
- Asigurarea pregătirii angajaților pentru a implementa cu succes planurile în caz de criză.
7. Monitorizarea și actualizarea continuă:
- Implementarea unui sistem de monitorizare a performanței sistemului de management al continuității activităților.
- Revizuirea și actualizarea periodică a planurilor și procedurilor pentru a se adapta la schimbările din mediul de afaceri și pentru a ține cont de noile riscuri identificate.
- Promovarea unei culturi a continuității activității în organizație.
Aceste etape reprezintă un cadru esențial pentru implementarea cu succes a unui sistem de management al continuității afacerii și asigurarea funcționării continue a afacerii în fața diverselor riscuri și amenințări. Managementul continuității activităților este esențial pentru a proteja valoarea afacerii, pentru a menține încrederea clienților și a părților interesate și pentru a asigura stabilitatea operațiunilor în fața evenimentelor neprevăzute.
Articol preluat din Revista Top Quality Management nr. 3, Iulie 2024