Ce înseamnă riscul de fraudă ocupațională?
Riscul de fraudă ocupațională se referă la posibilitatea ca angajații unei organizații să comită acțiuni frauduloase în cadrul locului lor de muncă în scop personal, pentru a obține beneficii financiare sau pentru a evita consecințele negative. Aceste acțiuni frauduloase pot varia de la furturi mici sau abuzuri în sarcinile de serviciu până la scheme complexe de fraudă care pot provoca pierderi semnificative pentru organizație.
Schemele de fraudă comise de angajați
Există o varietate de scheme de fraudă comise de angajați, care pot include:
Furturi simple:
Aceasta implică sustragerea de bunuri sau numerar din companie, cum ar fi furtul de echipamente, materiale sau bani.
Fraudă în gestionarea numerarului:
Angajații pot manipula registrele contabile pentru a fura numerar sau pot efectua tranzacții fictive pentru a obține bani.
Falsificarea documentelor:
Angajații pot falsifica facturi, chitanțe sau alte documente pentru a obține plăți nejustificate.
Abuzul de carduri de credit sau de achiziții:
Angajații pot utiliza cardurile de credit ale organizației în mod necorespunzător sau pot efectua achiziții neautorizate.
Fraudă în contabilitate:
Aceasta poate implica manipularea datelor financiare pentru a ascunde frauda sau pentru a crea înregistrări fictive.
De ce comit angajații fraude?
Angajații pot comite fraude din diferite motive, iar aceste motive pot fi înțelese mai bine prin intermediul conceptului numit „triunghiul fraudei.” Acest triunghi al fraudei este format din trei componente interconectate: oportunitate, presiune și justificare.
Oportunitate: Angajații pot comite fraude atunci când există oportunitatea sau posibilitatea de a face acest lucru fără a fi detectați. Oportunitatea poate să apară din cauza unor lacune în controalele interne ale organizației sau a lipsei de supraveghere adecvată.
Presiune: Presiunea se referă la motivele personale sau financiare care determină un angajat să considere fraudarea ca o soluție la problemele sale. Aceasta poate include datorii personale, probleme financiare, presiunea de a atinge obiective de performanță sau amenințări cu pierderea locului de muncă.
Justificare: Justificarea este capacitatea angajatului de a-și rationaliza sau justifica comportamentul fraudulos. Persoana poate considera că fraudarea este necesară pentru a supraviețui sau pentru a rezolva problemele personale și poate găsi motive pentru a crede că ceea ce face este acceptabil sau chiar corect.
Red flags în comportamentul angajaților privind frauda
„Red flags” sunt semne sau indicii care pot sugera posibilitatea comiterii unei fraude sau a altor comportamente neetice la locul de muncă. Aceste semnale pot varia în funcție de circumstanțe și de tipul fraudelor, dar pot fi observate în comportamentul angajaților, în documentele financiare sau în interacțiunile lor cu colegii și cu organizația.
Exemple de „Red Flags” în Comportamentul Angajaților:
Comportament defensiv:
Angajații care sunt excesiv de defensivi sau secretoși cu privire la sarcinile lor de serviciu, documentele financiare sau activitatile legate de bani pot ridica semne de întrebare.
Refuzul de a lua concediu:
Angajații care refuză în mod constant să își ia concediu sau să își delege responsabilitățile pot încerca să ascundă activitățile frauduloase.
Comportament neobișnuit legat de numerar:
Angajații care lucrează în funcții care implică gestionarea numerarului și care prezintă tranzacții sau descoperiri neobișnuite în numerar pot ridica suspiciuni.
Tentative de a evita auditul sau supravegherea:
Angajații care fac eforturi pentru a evita supravegherea sau auditul, cum ar fi refuzul de a furniza documente solicitate, pot avea ceva de ascuns.
Stil de viață incompatibil cu venitul declarat:
Angajații care duc un stil de viață extravagant sau care efectuează achiziții semnificative care nu sunt justificate de venitul lor declarat pot ridica semne de întrebare cu privire la proveniența banilor.
Înregistrări financiare neconcordante:
Discrepanțele sau inconsecvențele în înregistrările financiare, cum ar fi sume care nu se potrivesc sau înregistrări incoerente, pot indica potențiale probleme.
Cum poate fi prevenită frauda ocupațională:
Prevenirea fraudei ocupationale necesită abordarea unor măsuri proactive, cum ar fi:
- Cultură organizațională bazată pe etică și integritate:
Una dintre cele mai importante măsuri pentru prevenirea fraudei ocupaționale este promovarea unei culturi organizaționale bazate pe etică și integritate. Organizațiile ar trebui să stabilească și să comunice clar valorile și normele lor etice și să încurajeze angajații să le respecte. Acest lucru poate contribui la crearea unui mediu în care comportamentul fraudulos este dezaprobat și stigmatizat. - Supraveghere și control intern:
Implementarea unor sisteme puternice de supraveghere și control intern este esențială pentru prevenirea fraudei ocupationale. Aceste sisteme pot include verificări regulate ale activităților financiare, separarea responsabilităților pentru a preveni conflictele de interese și revizuirea periodică a politicilor și procedurilor interne. - Verificarea antecedentelor angajaților:
La angajare, organizațiile ar trebui să efectueze verificări adecvate ale antecedentelor angajaților. Acest lucru poate ajuta la identificarea potențialelor probleme în istoricul angajaților și poate descuraja candidații cu antecedente discutabile. - Educație și formare continuă:
Organizațiile ar trebui să ofere educație și formare periodică angajaților lor în domeniul eticii la locul de muncă, comportamentului corect și a riscurilor legate de frauda ocupațională. Angajații trebuie să fie conștienți de semnele de avertizare și de consecințele grave ale fraudei. - Raportarea anonimă a suspiciunilor de fraudă:
Promovarea raportării anonime a suspiciunilor de fraudă poate facilita identificarea și investigarea fraudelor. Angajații trebuie să aibă acces la un canal de raportare sigur și confidențial pentru a depune plângeri sau a semnala probleme. - Monitorizare și auditare:
Organizațiile ar trebui să efectueze monitorizare și auditare regulată a tranzacțiilor financiare și a altor activități relevante. Aceasta poate ajuta la identificarea potențialelor abateri și la prevenirea comportamentului fraudulos. - Investigarea corespunzătoare a suspiciunilor de Fraudă:
Atunci când există suspiciuni de fraudă, organizațiile ar trebui să efectueze investigații corespunzătoare și să ia măsuri adecvate pentru a soluționa problema. Acest lucru poate include implicarea departamentului de control intern sau a unui specialist în investigarea fraudelor. - Promovarea Responsabilității și Transparenței:
Organizația trebuie să promoveze responsabilitatea și transparența în toate nivelurile. Acest lucru poate încuraja angajații să se simtă responsabili pentru detectarea și raportarea comportamentului fraudulos. - Revizuirea politicilor de angajare și de promovare:
Politicile de angajare și de promovare ar trebui să fie revizuite pentru a asigura că persoanele potrivite sunt plasate în poziții de încredere. - Măsuri tehnologice:
Utilizarea tehnologiei și software-ului de securitate poate contribui la prevenirea accesului neautorizat sau a utilizării necorespunzătoare a datelor și resurselor organizației.
În concluzie, gestionarea riscului de fraudă ocupațională implică o combinație de măsuri preventive, educație și monitorizare atentă a activităților angajaților. Este important ca organizațiile să fie proactive în abordarea acestei probleme pentru a minimiza riscurile și pentru a proteja activul lor financiar și reputația.
Autor: Lector formator Ing. Adelina Elena Dobre